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沟通的目的在于疏导

放大字体  缩小字体 发布日期:2012-11-02   浏览次数:731

沟通的目的有很多,有的是为了打开心结,有的是为了了解更多的内心心理状况,有的是为了让工作顺利地进行,达到上下通畅的效果。但是这些目的归结起来看,其实中心都是两个字:疏导。

对于企业来说,要达到上下工作的畅通,必须建立起一个通畅的渠道,这样才能让上面的战略决策在向下面传达的过程中不受阻碍,不被误解,从而得以很好地执行,否则就会出问题。而这都是需要沟通来解决的。如何达到很好的沟通?如何才能疏导好?我们不妨可以从大禹治水的传说开始说起。

一、从大禹治水到沟通管理

中国历史上流传最广的大禹治水的传说可谓是人尽皆知了。

尧在位的时候,黄河流域发生了很大的水灾,庄稼被淹了,房子被毁了,老百姓只好往高处搬。

禹的父亲鲧受命治理洪水。因为他采用的是堵塞的方法,结果九年不成,用湮塞的方法反而淹没了许多人的生命。

后来,禹又受命继续治理洪水。他改变了他父亲的做法。当时,黄河中游有一座大山,叫龙门山(在今四川)。它堵塞了河水的去路,把河水挤得十分狭窄。奔腾东下的河水受到龙门山的阻挡,常常溢出河道,闹起水灾来。禹到了那里,观察好地形,带领人们开凿龙门,把这座大山凿开了一个大口子。这样,河水就畅通无阻了。他在带领群众凿开了龙门之后,又挖通了九条河,经过十年的努力,终于把洪水引到大海里去。

资料来源:赵海男.再差,也要站在老板堆里.北京:中国青年出版社,2009(有删改)

大禹治水给我们留下了宝贵的治水经验,并让我们歌颂至今。而之所以流传久远,恐怕不只是因为他本身的故事感人,更因为其治水的方法特别。即采用疏导而非堵截的方法。当然,这个方法对于今天的人来说,可以说是非常简单容易了,人们在生活上很容易做到这一点。但是对于很多管理者来说,当遇到一些管理方面的问题时,却可能很少有人能够像大禹那样成功地解决管理上的问题。

其实,像这种问题在我们的企业中可能会常常遇到。例如,在企业的生产车间一个普通岗位上的员工,也许由于他的过错而受到了批评,也许因为上级的过错而受到了处罚,他写了意见到意见箱,或者是向某个上级反应,但是并没有得到回复,他的问题没有得到解决(这时候已经出现了洪水),于是他心里有了其他的想法,他可能会再找其他的方法,也可能把自己的不满向更多的人传播(洪水泛滥过程)。而如果他的这种不满恰恰在其他员工心里也存在,那么他的这种情绪就会得到加强,在这个过程中,如果他的直接上级没有找他沟通,而是对员工进行威胁或其他不当的方法阻止员工去传播(开始堵洪水),这时候就会引起员工的对抗。如果再有其他人对这位员工进行不怀好意的煽动,或着他有了过激的行动,那么他可能就会采取其他的行动,如辞职,或者向最高级领导反映或者向外部媒体宣传,再或者煽动其他员工一起离职(洪水已经对他人造成了一定的影响了)。这个时候大家才开始意识到问题的严重性,想解决当初的一个小小的问题已经很困难了(看来要堵住洪水不太可能了)。最后怎么办呢?这时对员工要么开除,要么做思想工作让他留下来,以给其他人看到公司公平的一面。而对员工的直接上级也是同样的处分。这样看来,问题是解决了,洪水也疏导开了。其实,这整个事情还是对公司造成了一定的影响或损失,不只是对事件本人,其他人对公司理念的认同也会产生折扣的。这种无形的损失比有形的损失反而更大。

再如,有些公司也会出现这样的问题:上司把任务交代给部下,部下说知道了,没问题。可是在执行环节出现了偏差,上司认为部下没有按照自己说的去做,而部下认为自己当初的理解就是这样,肯定是上司没说清楚,结果是互相埋怨,甚至产生矛盾。如果这时上级和部下能进行有效的沟通,则还可以避免更大的矛盾;如果两方都坚持自己没有错误,而不理会对方则可能导致矛盾的激化。

治洪水和沟通管理虽然是互不相干的两件事,但是他们在处理问题的方法上还是相通的。我们在平时工作管理中是不是能够从大禹治水的经验中吸取教训,学会用疏导的办法来解决管理过程中遇到的问题,而不是采用鲧治水的方法,遇到问题总是企图堵截或者封闭,而缺少交流与沟通,最终导致问题扩大化的问题呢?

沟通的目的在于疏导,疏导的目的则在于将问题消除,让企业运行畅通,如果我们能够明白这一点,也就理解了沟通的本来意义。
 

二、这样疏导最有效

沟通过程包括信源、接收器、信息、渠道、反馈、编码和译码。它开始于发送者,把一个想法或观点进行编码,然后以口头、书面或其他形式将其发送给接收者,接收者对信息进行译码,从而获得对发送者想沟通的信息的理解。沟通是个人和组织日常生活中的基本方式,沟通就是把信息、观念和想法传递、交流给对方。

沟通的有效性,主要看发送者转交接收者时的态度及其程度。沟通能否成功,取决于上级向下级人员提供的信息与下级人员理解的信息是否一致。以下列举了一些比较有效的疏导方法,仅供大家作为参考。

1.对沟通的基本认识

要达到很好的沟通疏导目的,作为企业中的组织成员,必须具备沟通的理论知识、概念、操作性技艺。主要包括沟通的涵义、沟通的种类、沟通网络、沟通可利用的各种媒介、一些最新研究成果、最新观念等,并有能力把这些沟通原理运用到实践中去。

2.正确运用语言文字

使用对方易懂的语言,表达要明确,条理要清楚,不能模棱两可;语言要精练,针对性要强。有些沟通问题可以通过使用简单直接的语言加以解决。须轻松自如,且专心专意,才能明白对方说些什么。能倾听别人,别人才能倾听我们。倾听是一门艺术,它是满足人们自我表现意识的最好方法,倾听所带来的益处是在组织内激发更高的士气,并使组织关系更为融洽。

例如,美国联邦快递公司采用开门政策,鼓励雇员直接与管理层交流意见,反映他们的问题以及对公司和行业的评论。公司不断重申公正对待每个快递邮送员,确保公司倾听雇员对公司的任何抱怨和意见。

3.沟通必要的信息

现代社会变化迅速,主管人员应从大量信息中实施选择,只把与下级人员的工作密切相关的信息提供给他们,避免他们信息负担过重。

4.有效沟通的具体渠道

(1)定期提交书面报告。

(2)提出议题,引发沟通。这种方法能及时了解下级的期望和要求,倾听团队成员的意见和关注点。

(3)随时随地自然沟通,在午饭和咖啡厅休息时间里,在超市或街道上,以非正式的方式自然进入话题。

(4)在沟通中保持互动,对上级或下级提出的要求、意见和建议及时反  馈、及时答复。

5.明确沟通的目的

主管人员必须清楚,做这个沟通的目的是什么,要下级人员理解什么,确定了沟通的目标,沟通就容易规划了。上级能够更容易地给出合适的信息,也能够更容易地接收信息,并对信息做出适当的反应。

6.表达要精确,要言行一致

要把上级人员的想法精确地表达出来,而且要使接收者充分理解。同时,以自己的行动支撑自己的说法,最有效的沟通是行重于言。

7.沟通要实事求是

计划沟通内容时应与他人商议,这样既可以获得更深入的看法,也容易获得别人的支持。并且沟通时不仅要着眼于现在,还应该着眼未来。大多数的沟通,要切合当前的实际需要,但又不能忽视长远目标的配合。

8.沟通要综合考虑

考虑沟通时的环境情况,包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的状况等,以便使沟通的信息得以配合环境状况。

9.与他人建立和睦的关系

与他人建立和睦的关系是有效沟通的关键。例如,你不能强迫别人与你搞好关系,但你可以改善自己的态度,来使和睦的关系更容易建立。如果你的行为表现出对别人尊重和周到的考虑,你就会自然而然地发现自己与越来越多的人关系良好。建立和睦关系的回报是巨大的,巩固了进行其他方面沟通的基础,从而使你的工作会更加轻松和充满乐趣。

10.要进行信息的追踪与反馈

信息传递后必须设法取得积极的、建设性的反馈,以弄清下级是否已确切了解,是否愿意遵循,是否采取了相应的行动等。因此,用你认为有助于接收信息的方式去给出信息。

 
 
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